令和4年度東京都足立区のIT・IoT導入補助金事業に採択された事業について

はじめに

株式会社わかばケアセンター（以下当社）は、2022年10月から2023年3月まで、IT・IoTの導入による書類のデータ化（ペーパレス化）とテレワークの定着を目標とした事業を実施しました。この事業は、足立区の「令和4年度足立区のIT・IoT導入補助金事業」に採択され、助成金の活用により実施されました。本事業は、書類の多いケアマネジャーが主に利用しており、現在も継続的に実施されています。

事業の概要

目的

本事業は、以下の目的で実施されました。

• 書類のデータ化による整理整頓と情報共有の効率化
• テレワークの定着による業務効率化と働き方改革
• 感染対策・BCP対策の強化
• これらの取り組みによる介護サービスの質向上とお客様・従業員の満足度向上

事業内容

本事業では、以下の2つの取り組みを実施しました。

• 1.Google Workspace Business Standardの導入

  • テレワーク実施時のセキュリティ対策
  • Googleドライブへのファイル保管によるデータ化した書類のバックアップ
  • 情報共有の円滑化

• 2.RICOH カンタンストレージ活用シリーズの導入

  • 従業員が現行の複合機を利用して簡単に書類をデータ化できる環境の整備
  • 書類のデータ化による整理整頓と情報共有の効率化
  • Googleドライブとの連携による検索機能の向上

事業の効果

ケアマネジャーの書類のデータ化

• 2024年3月13日現在、24,878ファイルの書類をデータ化（1ファイル複数枚も有）
• 629名のお客様の書類の一部をデータ化し、毎月約1,000ファイル増

情報共有の効率化

• Googleドライブに書類を保管による適切なアクセス権限の設定と情報共有

テレワークの定着

• 希望する従業員のケアマネジャーやサービス提供責任者がテレワークを実施

業務効率化

• Googleドライブのファイル内の文字検索機能を活用した複合的な検索で書類検索時間の削減
• 管理職の書類保管チェックで必要な情報共有にかかる時間の削減

利用者・従業員の満足度向上

• スマートフォンで書類を参照でき、お客様の前ですぐ書類の確認や説明が可能
• 働き方改革による従業員のワークライフバランスの向上

まとめ

当社は、本事業を実施することで、業務効率化と労働環境改善を実現し、お客様へのサービス向上につなげることができました。また、本事業は、足立区におけるIT・IoTの活用を推進するモデルケースとして、介護業界だけでなく他の業界にも参考となるものと考えられます。

今後の展望

• • 1. 全ケアマネジャーへのICT導入

現在、本事業は一部のケアマネジャーのみ実施しています。今後は、全ケアマネジャーがICTを活用できるよう、環境整備を進めていきます。

• • 2. 電子化要件が多い書類のデータ化

契約書等、電子化が進んでいない書類のデータ化を進めていきます。

• • 3. 事業部へのICT活用の推進

ケアマネジャー以外の事業部へのICT導入も検討していきます。

• • 4. AIなどの先進技術の導入

AIなどの先進技術の導入を検討し、業務効率化とサービス向上を目指していきます。

参考資料

• IT・IoT導入補助金｜足立区
• 主な仕様 / RICOH カンタンストレージ活用シリーズ / 複合機・プリンター拡張機能 | リコー
• Business editions – Google Workspace Admin Help

免責事項

本記事は、株式会社わかばケアセンターが独自に作成したものであり、足立区の公式見解ではありません。